De plus, comment stocker au mieux chaque type
Dans un monde qui passe de plus en plus vers des enregistrements numériques, il peut être tentant de lancer des documents dès qu’il commence à s’accumuler. Mais avant de nourrir le déchiqueteur ou de tout jeter dans un tiroir, il existe une méthode pour savoir quoi garder – et pendant combien de temps.
Des recettes quotidiennes aux documents juridiques critiques, la compréhension de ces délais pourrait vous faire sauver des maux de tête financiers, des remboursements manqués ou même un vol d’identité.
Lisez la suite pour les meilleurs conseils de désencombrement des organisateurs professionnels sur ce que les documents méritent d’être conservés, combien de temps pour la seule exception au calendrier, qui est de toujours conserver les documents fiscaux pendant au moins sept ans.
Combien de temps devez-vous attendre avant de vous débarrasser des documents importants?
1. Un mois
Savoir quels documents vous pouvez jeter après un mois vous aidera à garder un espace bien rangé.
Les documents quotidiens comme les reçus d’épicerie, les bordereaux de retrait ATM et les factures de services publics peuvent généralement être rejetés après un mois. Ces documents servent des objectifs à court terme ou se rapportent à des fenêtres de retour à 30 jours limitées.
L’organisateur professionnel et consultant certifié Konmari® Amélie Saint-Jacques dit: «En règle générale, nous gardons trop de papier. La première question à vous poser est pourquoi Vous voulez y tenir.
«S’il s’agit d’un reçu pour vérifier par rapport à votre relevé bancaire, ou parce que vous devrez peut-être retourner un article, vous pouvez généralement vous débarrasser après un mois. Il y a aussi des documents tels que des invitations, des bulletins d’autorisation scolaire, des brochures d’événements, etc. qui peuvent être lancées directement après la date de l’événement.
Savoir comment organiser la paperasse commence par se débarrasser rapidement du papier inutile. Garder les reçus de base plus d’un mois est probablement une raison clé pour laquelle l’encombrement continue de ramener dans votre maison. Cependant, pour les reçus liés aux garanties, aux dépenses ou aux déductions fiscales, vous devrez peut-être les déposer ou prendre une sauvegarde numérique – prendre une photo rapide ou numériser dans un dossier étiqueté peut empêcher les tracas plus tard.
Organisation à domicile Pro Amélie Saint-Jacques recommande ce système de fichiers portable pour l’organisation sur le pouce. La poignée intégrée et la fermeture à double retrait gardent les documents sécurisés, plus des rails de fichiers qui contiennent jusqu’à 12 dossiers. En raison, l’extérieur résistant à l’eau essuie facilement avec une lingette désinfectante.
2. Six mois
C’est bien de disposer de certains documents après six mois, de libérer de l’espace et de garder votre maison sans encombrement.
Les relevés de carte de crédit, les factures médicales et les talons de paie méritent un peu plus de temps. Ces articles aident souvent à résoudre les litiges de facturation ou servent de vérification des revenus, donc six mois sont une fenêtre raisonnable pour les maintenir en dossier.
Karina Toner, responsable des opérations chez Spekless Cleaning, explique: «Six mois est un tampon raisonnable pour attraper des erreurs de facturation ou des différends. Après cela, la plupart des enregistrements sont accessibles en ligne ou demandés si nécessaire. Les documents à abandonner comprennent les relevés de carte de crédit (sauf si utilisés pour les déductions fiscales), les factures médicales et les EOB (explication des prestations), plus les talons de salaire mensuels (sauf si nécessaire pour prouver le revenu).
«Pour éviter d’être submergé par l’encombrement, la marque semestrielle est également un grand moment pour réduire l’encombrement du papier en numérisant les copies physiques restantes, puis en déchiquetant les originaux. Les applications de scanner gratuites comme Adobe Scan ou Microsoft Lens facilitent la convertissement de documents en PDF consultables que vous pouvez organiser et sauvegarder en toute sécurité.
Un examen biannuel est également le bon moment pour examiner les erreurs coûteuses qui ont fait monter vos factures et apporter quelques modifications.
L’organisation à domicile Pro Amélie Saint-Jacques recommande ce Shredder à domicile portable, qui peut déchiqueter jusqu’à 6 feuilles de papier à la fois. Il a un bac à base de 3,4 gallons important et comprend également une fonction manuelle pour protéger le déchiqueteur papier de la frustration des confitures de papier.
3. Un an
Certains documents doivent être conservés pendant un an avant de pouvoir être jetés.
Les relevés bancaires, les factures de services publics utilisées à des fins fiscales, les résumés d’entiercement hypothécaire et les renouvellements d’assurance doivent être conservés pendant un an. Ces documents contribuent à la planification financière, aux examens annuels ou à la déclaration des impôts. Après douze mois, les documents plus récents remplaceront généralement le besoin de versions plus anciennes.
Ben Soreff, organisateur professionnel chez House to Home Organising, a déclaré: «En termes de gestion du papier, la première étape consiste à ne pas se soucier d’où vient un morceau de papier. Je me fiche que le journal vient du président ou du pape – la seule chose qui m’inquiète est l’action.
«La grande majorité du papier est conservé juste en cas de fiscalité. C’est bien, mais il peut être stocké plus à distance.
Un bon système de classement est l’une des six étapes faciles pour réduire la submergence lors de l’organisation de documents importants. Ceci est particulièrement important pour la tenue des dossiers fiscaux.
Audra George, propriétaire de l’Oklahoma, assez soignée, a déclaré: «Les déclarations annuelles des membres et les relevés de carte de crédit peuvent passer après un an, pas de problème.
«Cependant, tout ce qui a à voir avec vos impôts personnels doit être conservé sept ans après la fin des impôts pour les normes de l’IRS. Organisez ces articles d’année en année en cas d’audit. Ceci est très important et l’emporte sur toutes les autres règles.
Nos experts recommandent ce classeur verrouillable, en acier et à trois dessins, comme un moyen sûr et fiable d’organiser des documents. Le rail coulissant intégré garantit une ouverture et une fermeture faciles et silencieuses des tiroirs, tandis que son système de verrouillage avec deux clés, garantit que vos fichiers et vos objets de valeur restent en sécurité.
4. Jamais
Les documents les plus importants doivent être conservés pour toujours. Le stocker de façon bien gardera votre espace sans encombrement.
Certains documents ne devraient jamais être jetés à la poubelle. Il s’agit notamment de dossiers vitaux comme les certificats de naissance et de décès, les licences de mariage et les actes de propriété.
Toner dit: «Les documents que vous devez garder pour toujours comprennent des certificats de naissance et de décès, des cartes de sécurité sociale, des licences de mariage et des décrets de divorce, des testaments, des procureurs, des documents juridiques, des actes de propriété, des documents d’adoption et des documents de citoyenneté.
« Puisqu’ils sont si importants et que beaucoup sont très difficiles ou coûteux à remplacer, je conseille de garder les originaux dans un coffre-fort imperméable et étanche et de stocker des sauvegardes numériques dans un service cloud sécurisé comme Google Drive avec une authentification à deux facteurs activée. »
Des documents importants comme ceux-ci font partie des 15 choses que vous ne devriez jamais stocker dans votre sous-sol. Bien qu’ils n’aient pas besoin d’être conservés pour toujours, n’oubliez pas que les déclarations de revenus et les dossiers de soutien doivent être conservés pendant au moins sept ans.
Le nettoyage et l’organisation Pro Karina Toner recommande ce sac ignifuge, qui a deux poches, des fermetures à glissière scellées et peut résister à des températures ultra-élevées. Elle dit: «Ce sac compact et résistant à l’eau est idéal pour stocker des documents irremplaçables en toute sécurité dans votre maison.
Rencontrez les experts
Vous l’avez donc – combien de temps pour conserver des documents importants, les meilleures façons de le stocker et la seule exception à la règle.
En ce qui concerne les documents, le timing est tout. Comprendre ce qu’il faut garder et pendant combien de temps n’est pas seulement de rester organisé – il s’agit de protéger vos finances, votre identité et votre tranquillité d’esprit.
Utilisez ces délais pour désencombrer intelligemment et stocker en toute sécurité, sachant que vous ne gardiez que ce qui compte vraiment.
Ensuite, apprenez à organiser n’importe quel espace en six étapes pour une fonctionnalité maximale.
